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新形势下保密工作者管理职能的变化

  

发布时间:2020-08-26 17:27 作者: 何颖琦 姜宏苓 张敏 来源: 中国北方发动机研究所 字体:

  信息化的蓬勃发展为保密工作者提供了更加高效、科学的管理平台,保密业务办理自动化程度大幅提升。本文结合办公自动化技术发展过程中保密工作管理模式的变化,初步探讨保密工作者管理职能的转变。

办公自动化升级是否带来职能弱化

  随着信息化的发展,保密管理工作大体上 经历了有纸办公、电子流程办公、信息系统办公 3个阶段。后两个阶段都属于办公自动化。

  在有纸办公阶段,所有的管理过程都需要 纸质材料记录,各类纸质材料需要存放、保管、 维护,管理效率低成本髙,同时,受人为因素影 响,出错率较高。

  在电子流程办公阶段,所有业务流程都可 以通过办公平台进行线上审批,基本实现了无纸 化审查审批,大大降低了管理成本,提髙了工作 效率。然而,由于各流程之间没有数据连接,呈孤岛分散状态,无法实现信息共享,综合数据统计仍需投入人力,占用了较多管理资源。

  在信息系统办公阶段,办公自动化程度得 到进一步提升,从纵向看,可以记录各类业务全 生命周期的信息要素,从横向看,各流程数据能 够实现自动联动、累计、更新,消除了信息孤岛, 管理者可以通过不同的检索方式,查找所需要的信息,方便数据对比分析,直观了解保密管理现 状,把握管理重点,进而发现和解决问题,做到 防患于未然。

  从有纸办公到信息系统办公,表面上看,人工成本在降低,行为参与在减少,这是否意味 着人在管理中的作用也在弱化?

  笔者认为,信息化平台的发展并没有弱化 管理者的作用,而是对管理职能提出了更高的要 求。面对新形势,保密工作者不再仅是台账的建 立者和维护者,而应该变为数据的统计分析者; 不但是事后的检查考核者,而且更应该是事前的 风险评估者和对策制定者。在信息技术升级展现 的广阔前景面前,保密工作者的使命就是要以积 极开放的态度,顺应管理信息化的潮流,尽早实现角色的转换。

保密数据统计分析者

  保密管理涉及每一位涉密人员以及每个载 体、设备、项目,由于保密管理要素随业务管理 而动,时刻处于快速变化之中,这种动态性意味 着保密管理不能停留在点对点的分散、静态管理 状态,而必须要搭建动态数据库,从数据分析中 找出问题和应对之策。

  在有纸办公和电子流程办公阶段,所有数 据的录入、更新都需要通过人工完成,准确率低、 时效性差,数据维护占用大量的管理资源,数据 统计分析可以做但难度较大;而在信息系统办公 阶段,在网络技术和连接模块的支撑下已具备搭 建动态数据库的能力,其强大的数据关联及数据 统计功能,可以对各种保密管理数据进行直观统 计、动态掌握,这一跨越式变化,必然要求保密工作者具备数据思维和数据分析能力,从静态、 动态两个维度对数据进行对比、关联分析,及时 发现和消除隐患,堵塞保密管理漏洞,开创基于 数据统计的科学保密管理模式。

保密监督检查审核者

  无论是在哪个办公阶段,保密工作者作为 职能管理人员,都发挥着重要的监督检查作用。

  在电子流程办公阶段,保密工作者面对的 是电子审批流程,每一个信息点的填写均有严格 的程序和规范,需要保密工作者认真把关。当流 程信息填写错误时,必须将流程退回重新办理。 办公自动化旨在提高工作效率,但如果没有保密 工作者的严格审查,产生了“问题流程”,就会 造成失泄密隐患,危害国家安全和利益。

  保密业务流程审査重在过程控制,而保密 检查考核则是对已发生的保密管理情况进行追 溯核查或对现行保密管理模式、管理状态进行检 查,从而发现问题、解决问题、落实奖惩。传统 意义上的保密检查,一般发生在业务工作现场, 其优点是能够直接、快速掌握管理现状,发现 和解决问题,缺点是受众面小、随机性大不能 面面俱到。在人少任务重的情况下,为了加大保密检查力度,可以利用信息平台开辟保密检查的 “第二现场”。保密工作者通过熟练运用平台功 能,对大量的数据资源进行后台审计,清晰掌握 涉密人员、涉密载体、信息设备、定密、涉密会议、 宣传报道等各类保密业务全过程管理痕迹,可以 极大地丰富保密检查手段。例如,可以通过后台 数据库,清晰掌握涉密人员离职时,个人保管的 信息设备是否已移交、涉密载体是否已闭环、是否还有未结束的业务流程等信息。

保密风险对策制定者

  信息系统办公阶段的到来,将对策制定从 事件驱动变为了数据驱动,在这个阶段,保密工 作者不仅是保密业务流程的审查者或发现违规 行为后的追责考核者,更应该转变为保密风险的预估者及风险应急对策的制定者,即通过对保密 综合管理平台各类数据的综合统计分析,辨识存 在的隐患、漏洞与风险,查找管理的薄弱环节, 在问题发生之前制定应急对策,然后补齐短板、 堵塞漏洞,掌握管理的主动权。

  例如,通过统计涉密人员年度参加保密培 训的课时数,对课时数未达标者进行专项培训; 通过统计涉密人员近几年因公因私出国(境)情 况,对出国(境)频繁的涉密人员进行保密约谈 和重点保密提醒;通过统计涉密人员手中留存的 涉密文件份数和时长,对异常者保管使用涉密文 件情况进行重点检查;通过统计年度生成国家秘 密事项的数量,对产生国家秘密事项多的部门进 行专项培训和检查;通过统计各部门涉密会议 举办次数,对举办涉密会议多的部门进行突击跟 会,现场督查其相关管理要求落实情况等。总之, 通过数据统计挖掘分析,预估保密管理过程中的 风险点,锁定高风险部门和岗位,制定相应的应 急对策,使保密管理更具针对性,将保密管理从 被动补救转变为主动防御,把保密风险防控关口 前移。

  人类已经步入大数据时代,数据已经成为 科学管理的前提和基础,保密管理也必然要向精 细化的方向发展。保密工作者作为保密管理的主体,其支配数据、运用数据的能力,直接关系保 密管理水平的提升。保密工作者通过转变职能, 建立人工和技术相融合的管理模式,是应对严峻 复杂形势的需要,更是提升保密管理水平的必由 之路。科技进步为保密管理工作带来了巨大挑 战,也带来了极大的便利,作为保密工作者,必须与时俱进,主动学习,用新思维、新方法引领 保密管理工作实现创新发展、科学发展和高质量发展。

(作者单位:中国北方发动机研究所)