近年来，湛江市为加强中等职业学校国家助学金和免学费资金管理，深入学校调研、加强部门的沟通和协调、建立和健全各项管理制度，规范中等职业学校国家助学金和免学费资金管理。
一、健全机制，规范工作流程
经过不断规范改进，各中等职业学校国家助学金和免学费资助工作已形成从申请、认定、审核、公示到拨款等规范的操作流程。从学校信息采集、汇总相关材料、班主任初审，到校长、助学管理人员、各级教育行政部门层层把关，落实责任，确保受助学生信息真实可靠；建立健全受助学生审核制度、公示制度、助学管理投诉处理机制，并在全市范围开通国家助学金和免学费的信访、电话、电子邮件等投诉渠道。
二、严肃纪律，强化资金管理
一是建立国家助学金、免学费收支核算专账和分门别类的专门档案管理；二是健全和完善国家助学金的签领和发放手续；三是定期或不定期进行检查，并统计国家助学金的结余情况。各中等职业学校在公示结束后统一为成功申请享受国家助学金的学生办理资助卡，通过银行进行国家助学金统一发放。
三、完善制度，加强信息管理
各中职学校高度重视学生资助信息管理工作，坚持每月对受助学生信息异动进行及时更新，每学期对实际受助学生数据和信息系统数据进行核对，发现问题及时更正；对流失的学生及时清除，对与其他学校学籍重复的学生及时处理；对大龄学生进行核实，确保实际受助学生的信息与系统数据一致。
四、加强监管，确保数据真实
各中职学校成立国家助学金和免学费审核工作小组，对审核国家助学金和免学费的学生实行逐一核实；教育部门、财政部门以及纪检监察部门不定期地联合组成检查组，每学期到学校核实受助学生人数，做到层层监督把关，杜绝虚报冒领行为。